Lavorare in gruppo

Regole

IN passato c’era la presunzione che il capo sapesse tutto e potesse interpretare ogni situazione nel migliore dei modi; da parte della dirigenza si temeva che richiedere pareri ai sottoposti potesse sminuire la propria autorità e comportasse una perdita di credibilità.

In realtà è vero il contrario, poiché utilizzando le capacità, le professionalità e le competenze dei singoli si possono ottenere obiettivi sia in termini oggettivi, sia di rapporto, di collaborazione, di senso di appartenenza all’azienda; tutti elementi che creano un team vincente.

Tutto questo però deve avvenire nel rispetto di regole chiare:

• il gruppo di lavoro ha compiti esclusivamente consultivi e propositivi
• i pareri, i suggerimenti devono essere liberi e di pari dignità, anche se i gradi di conoscenza sono diversi e specifici
• il responsabile ha il compito di favorire questi incontri, motivarli e trovare alla fine una sintesi che raccolga tutti i vari contributi per individuare la soluzione più idonea da sottoporre al management.

Il lavoro di gruppo non deve essere un incontro occasionale tra collaboratori: perderebbe così di credibilità e fornirebbe l’impressione che il responsabile, essendo in difficoltà su un tema, reciti la parte del democratico per ottenere quelle informazioni specifiche che lo aiutino a superare un dubbio.

L’azienda deve credere in questo strumento di collaborazione, farne una sua politica e trasmettere questo convincimento a tutti i suoi collaboratori, in particolare ai supervisori che devono saper interpretare questa volontà manageriale, sempre nel rispetto dei ruoli, e metterla in pratica in modo funzionale, pianificando tempi, modi e metodi.

In base all’argomento da trattare, deve essere individuato il leader del gruppo, la composizione dei partecipanti in funzione delle loro conoscenze e la documentazione di base, per consentire a tutti di esaminare il materiale; non da ultimo è importante essere precisi nella comunicazione degli aspetti logistici quali data, ora e luogo del confronto.

La figura del leader è di basilare importanza perché essa gestirà l’incontro partendo dal ringraziamento ai presenti per la disponibilità e partecipazione, dettando l’agenda, illustrando l’oggetto della discussione e l’obiettivo da raggiungere, distribuendo documenti informativi e dando a tutti la parola con la sequenza che riterrà più proficua per l’andamento dei lavori.

Un buon leader è chi non plagia la platea affermando anticipatamente il suo pensiero per condizionare i presenti; al contrario, inviterà tutti a esprimere liberamente la loro opinione e cercherà di mediare i vari aspetti per trovare poi la giusta sintesi, senza sovrapporre il proprio personale giudizio.

Questi incontri non devono avvenire durante il normale svolgimento dell’attività lavorativa, ma in un apposito momento in cui sia possibile dedicarsi esclusivamente a quella tematica senza essere disturbati dalla routine quotidiana.

Tali incontri non devono coinvolgere troppe persone perché sarebbero dispersivi; è quindi consigliabile attuarli in gruppi ristretti distinti tra incontri orizzontali e verticali. La riunione o lavoro di gruppo tra supervisori che scambiano opinioni si dice orizzontale, mentre quella tra il capo e i suoi collaboratori viene chiamata verticale; queste ultime sono le più delicate poiché il leader non deve, in virtù del suo grado, prevaricare i subalterni, ma esserne il coordinatore.