Politiche aziendali

LE politiche aziendali, non sono sempre vincoli normativi imposte da leggi, ma spesso sono scelte di carattere morale ed etico che ogni azienda decide di adottare per regolamentare i comportamenti all’interno della propria organizzazione.

In alcuni casi, le politiche vengono citate anche nei contratti fra l’azienda e i suoi collaboratori, clienti e fornitori.

Conflitto d’interesse

Il rapporto di lavoro tra i dipendenti, collaboratori, fornitori e clienti o persone terze, deve avvenire nella massima trasparenza e devono essere evitati comportamenti che possano dare origine a conflitti (regali, servizi gratuiti ecc.).

Il lavoratore, se non autorizzato, deve mantenere la massima riservatezza sui dati in suo possesso e non deve utilizzarli per interessi propri o divulgarli a terzi per beneficiarne nelle proprie attività.

Mobbing

Il rispetto reciproco fra persone non è solo un frutto di buona educazione, ma deve essere una vera norma di comportamento.

In ambito lavorativo può capitare che alcune persone, forti della propria posizione di potere all’interno della gerarchia aziendale, esercitino sui propri dipendenti pressioni di varia natura tali da avere affetti devastanti sulla personalità e il benessere del lavoratore: tali episodi, che ricadono sotto la categoria denominata «mobbing», non sono consentiti dalla legge.

I principali comportamenti scorretti e inaccettabili sono ad esempio:

• molestie
• indebita pressione
• intimidazioni
• ostilità
• offese
• interferenze immotivate
• avversione allo sviluppo professionale
• approcci fisici, verbali o scritti discriminanti il sesso, la razza, la religione, la politica.

L’azienda deve formalizzare questa tematica garantendo al personale la possibilità di segnalare casi di mobbing al management che, con la massima riservatezza, procederà ad adottare le opportune azioni disciplinari.

Etica

Oltre al rispetto delle leggi e norme, è bene che ogni azienda adotti una propria politica etica che preveda la massima integrità.

Anche solo il semplice sospetto di comportamento scorretto da parte dell’azienda può indurre la clientela a etichettarla in senso negativo e minare la sua immagine.

Avere un comportamento irreprensibile consente di godere di una buona reputazione, aspetto indispensabile per l’immagine dell’azienda.

Fissare gli obiettivi da raggiungere è sicuramente molto importante, ma allo stesso modo è fondamentale stabilire anche il metodo con cui li si deve raggiungere; questo ci metterà al riparo dalla tentazione di ammettere scorciatoie o atti eticamente riprovevoli.

Tutte le operazioni del personale, siano esse operative che amministrative, devono rispettare le leggi e i codici etici che si è deciso di seguire; ecco perché è bene avere delle procedure alle quali i collaboratori dovranno attenersi. Qualora dovessero sorgere dubbi interpretativi bisogna ricorrere per via gerarchica al proprio supervisore per ottenere il punto di vista più corretto e appropriato.

I vari supervisori hanno il dovere di comportarsi correttamente sia per la loro dignità e morale, sia perché sanno che, in caso contrario, darebbero un pessimo esempio ai propri dipendenti diffondendo l’errata convinzione che questi comportamenti sono accettati e avvallati dal management. Ecco perché sarebbe utile mettere in pratica nell’azienda una politica etica che consenta ai dipendenti di riportare le violazioni direttamente al management affinché provveda alla verifica dell’accaduto e a eventuali provvedimenti disciplinari.

Pari opportunità

Nel rispetto delle leggi e norme vigenti, l’azienda deve offrire pari opportunità a qualsiasi individuo che possa coprire la mansione o posizione richiesta.

Nelle varie fasi di ricerca, selezione, assunzione, valutazione, motivazione, crescita professionale, trasferimenti, addestramenti, provvedimenti disciplinari ecc., l’azienda deve agire in modo equo, imparziale, garantendo la massima obiettività.

Particolare attenzione deve essere posta nel rispetto dei disabili, della maternità e in genere delle situazioni personali e familiari del personale, che devono trovare un giusto equilibrio con le necessità aziendali.

Sarebbe auspicabile dunque adottare un sistema che consenta al personale di segnalare al management eventuali discriminazioni affinché esso possa intervenire e trovare la giusta soluzione.

Privacy

La legge sulla privacy è regolata dal D.Lgs. 196/2003 e s.m.i., è una norma obbligatoria alla quale ogni imprenditore deve far fronte.

Per meglio semplificare la complessa normativa, vado a sintetizzare quali sono le principali regole da rispettare.

Ogni azienda, grande o piccola, è in possesso d’informazioni che gli permettono di svolgere le varie attività lavorative, come per esempio dati anagrafici dei propri clienti e fornitori, riferimenti bancari per pagamenti e transazioni, informazioni di carattere commerciale, dati dei propri dipendenti e collaboratori ecc.

A tal proposito occorre regolare il rapporto con uno scambio di garanzie atte a preservare i dati in base alle normative di tutela che salvaguardi la Privacy, senza che gli stessi dati siano divulgati ad altri per motivi non legati all’attività stessa.

Principalmente occorre distinguere i dati fra personali, giudiziari, comuni, sensibili e particolari.

Personali

Un dato è detto «personale» quando l’informazione è tale da identificare la persona a cui è associato, pensiamo semplicemente al nome e alla data di nascita, che identificano certamente la persona in modo inequivocabile.

Per l’azienda è essenziale possedere tutti i dati per la tenuta dei cedolini paga dei propri dipendenti, con annesse le informazioni familiari per calcolare le spettanze dei lavoratori.

Così pure è essenziale avere tutte le anagrafiche delle aziende con cui si hanno rapporti commerciali e d’affari.

Giudiziari

Più nel dettaglio i dati personali rilevano anche altre informazioni, come per esempio dati «giudiziari», come l’iscrizione nel casellario giudiziale, ad esempio una condanna penale, pene accessorie quali interdizione dai pubblici uffici, l’iscrizione nell’anagrafe delle sanzioni amministrative dipendenti da reato. Questi dati sono idonei a rivelare, anche se indirettamente, situazioni riconducibili alla persona.

Comuni

Un dato «comune», come dice la parola stessa, è quel dato di carattere generale, per esempio la divulgazione nei confronti di un soggetto del titolo di studio, della professione svolta, del fatto che abbia messo in vendita un immobile, che abbia acquistato un vestito di una certa taglia, che pratica uno sport specifico, che ama gli animali ecc.

Per le aziende, un dato considerato comune può essere il bilancio d’azienda, in quanto, per legge, è depositato presso il tribunale e perciò pubblico.

Sensibili

Per i dati «sensibili», la normativa è molto severa nei confronti dei trasgressori, coloro i quali divulgano informazioni senza che l’interessato ne sia a conoscenza e non abbia dato regolare consenso.

Un dato è detto «sensibile» quando l’informazione svela la parte più privata e intima dell’interessato, come per esempio l’origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, le opinioni politiche, l’adesione a partiti e sindacati, lo stato di salute, la vita sessuale.

Sono dati considerati sensibili anche quei dati parziali, che in apparenza non rivelano direttamente la particolarità della persona, ma la lasciano intendere senza troppe indagini, come per esempio il soggetto che per un certo periodo dell’anno, viene notato in azienda per il suo digiuno alimentare che lascia intendere il suo orientamento religioso, ciò è considerato un dato sensibile.

Il soggetto che invece rispetta una particolare dieta alimentare, chiedendo in mensa un apposito menù, lascia intendere, se non per religione, una predisposizione ad una patologia clinica.

Il tutto, anche se intuibile, non può essere divulgato o usato come strumento di rivalsa nei confronti della persona per scopi lesivi della dignità personale.

Particolari

I dati «particolari» sono una via di mezzo fra quelli sensibili e personali, per esempio lo stato di adozione di un minore, l’informazione che un soggetto abbia acquistato una rivista per soli adulti, che una signora abbia in passato fatto mestieri considerati sconvenienti, divulgazione di particolari foto che possono ledere la dignità personale ecc.

Questi dati particolari, rientrano più nella sfera personale che in quella legata alle attività aziendali, ma in qualsiasi caso possono essere spunto per screditare il soggetto anche nell’ambito lavorativo.

Inutile dire che a volte è difficile distinguere i dati fra quelli considerati personali e quelli sensibili, anche perché spesso è una linea sottile che fa la differenza.

Allora cosa fare per tutelarsi?

Occorre mettere in atto delle misure cautelative per evitare di ritrovarsi col problema di dover giustificare il possesso di alcuni dati e informazioni.

Riporto qui in modo sintetico e non esaustivo alcuni punti della norma sulla Privacy che permette all’azienda, nella persona del titolare, di mettersi in regola con la normativa vigente:

• Organizzare la Privacy nominando il Responsabile dei dati in azienda (mediamente per le piccole realtà è il titolare stesso)
• Il titolare deve rilasciare l’autorizzazione al trattamento dei dati a tutti i dipendenti o collaboratori che trattano dati personali (vedi gli addetti alla contabilità, ufficio paghe, acquisti, responsabile software ecc.) Ogni figura deve essere autorizzata al trattamento in base alle proprie mansioni specificando a quali banche dati può accedere e con quali regole
• Divulgare a tutti i clienti, fornitori, dipendenti, collaboratori ecc., il Codice della Privacy adottato in azienda, e istituire delle comunicazioni per avere le autorizzazioni sottoscritte dai singoli soggetti di cui si è in possesso dei dati a qualunque titolo. Le informative saranno più o meno articolate, in base alle reali necessità dettate dalle informazioni ricevute
• Fino a poco tempo fa, vigeva l’obbligo di creare un documento (DPS) Documento Programmatico della Sicurezza, che illustrava in modo chiaro e inequivocabile come doveva essere regolato il sistema a tutela della Privacy all’interno dell’azienda.

A questo proposito, il Garante per la Privacy, il D.L. del 9 Febbraio 2012, n. 5 convertito, con modificazioni, dalla legge 4 aprile 2012, n. 35 (Gazzetta Ufficiale del 6 aprile 2012, n. 82) ha modificato delle disposizioni contenute nel Codice in materia di protezione di dati personali, abolendo alcuni obblighi in materia di misure minime di sicurezza, il Documento Programmatico per la Sicurezza (DPS). Pertanto, l’obbligo di redigere e aggiornare periodicamente il citato DPS dovrebbe essere venuto meno.

In qualsiasi caso, si rimane in attesa di maggiori dettagli in proposito, per capire se il Documento sia completamente abolito, oppure, come alcune fonti dichiarano, occorre redigerlo in qualsiasi caso anche se in forma più sintetica.

L’obbligo del rispetto del Codice della Privacy vige per tutte le aziende e imprenditori, a questo proposito il Garante per la Privacy ¹, organo competente in materia, è a disposizione per dare assistenza a chiunque ne faccia richiesta.

Terminologia utile

Dedizione: vivere con la propria azienda e crescere con essa dedicandole passione, tempo e energie.

Leadership: è quella capacità di essere al vertice di un sistema ispirando fiducia, autorevolezza e stima nei propri collaboratori. Si tratta di un’abilità che non può essere solo insegnata, ma esperita sulla propria pelle, poiché essa è il frutto dell’esperienza vissuta a stretto contatto con i propri collaboratori. Il manager è colui che coordina il gruppo con consapevolezza e coscienza, anche commettendo degli errori, ma con l’umiltà di ammetterli, correggerli e ricominciare. Il manager deve saper «fare gruppo», deve avere carisma, carattere, riuscire a proporsi in modo convincente, essere credibile dimostrando con i fatti le proprie ragioni.

Obiettivi: Si tratta di ciò che vogliamo ottenere su lungo e breve periodo.

Per raggiungerli è necessario essere fortemente determinati a ottenere i risultati nel rispetto delle regole, senza trovare scorciatoie.

Per stilare i propri obiettivi è importante valutare i rischi che essi comportano; infatti solo i temerari, che osano «metterci la faccia e il cuore», con una buona dose di fantasia e immaginazione, ottengono risultati.

Ambizione: l’ambizione è quella spinta che ci porta a voler migliorare la condizione in cui ci troviamo. Si tratta di una passione tipicamente umana, che in dosi corrette funge da stimolo per mettere in pratica i nostri obiettivi.

Statistiche e dati (s)oggettivi: si tratta di quell’insieme di dati numerici che ci procuriamo per interpretare i fenomeni, cui conferiamo immediatamente il carattere dell'«oggettività».

Bisogna fare attenzione ai dati, documenti e statistiche che ci sono sottoposti: spesso chi li propone espone il suo pensiero in base alle sue convinzioni, al suo grado di conoscenza, alle sue aspirazioni e ai suoi pregiudizi.

Le stesse statistiche possono essere pensate, stilate e presentate in modo ottimistico o viceversa pessimistico.

È vero che «i numeri sono numeri» e non cambiano, tuttavia, in funzione del contesto, possono essere usati per dare immagini diverse a seconda dell’ottica con cui li si guarda.

Ribadendo il ruolo fondamentale dei collaboratori, il manager è sempre e solo colui che risponde di persona delle scelte che dovrà prendere senza crearsi alibi nelle previsioni statistiche. Chi deve decidere decida: non prendere posizioni destabilizza il gruppo.

Altri termini inglesi

Per comodità di comprensione, riporto alcuni termini utilizzati in economia e che sono entrati ormai nel lessico quotidiano:

Self-employment: lavorare per se stessi

Fast growing business: attività ad alto valore aggiunto

Credit crunch: stretta del credito

Business plan: piano d’affari

Risk Management: gestione del rischio

Budget: bilancio di previsione

Action plan: piano d’azione

Self assessment: autovalutazione

Best practice: pratica, prassi migliore

Outsourcing: esternalizzazione

Core business: la principale attività che incide sul fatturato

Change: cambio, modifica

Spending review: revisione della spesa

Spread: differenza fra il prezzo più basso che un venditore è disposto a cedere un titolo e il prezzo più alto che un acquirente è disposto a offrire.