Rapporti interpersonali

Rapporti Interfunzionali

IN ogni azienda esiste un apposito organigramma dove vengono indicati i responsabili di ogni settore, le rispettive funzioni e il rapporto gerarchico che intercorre fra esse.

Per garantire una corretta gestione aziendale e dare l’esempio a tutto il personale è necessario che i vari supervisori rispondano delle loro responsabilità di settore, dei propri obiettivi e delle loro aree di attività definite senza interferire con quelli dei colleghi. Essi devono inoltre garantire una certa sinergia tra loro, agevolando lo scambio d’idee, di suggerimenti e di proposte, sempre nel rispetto reciproco delle rispettive funzioni, al fine di ottenere il miglior risultato per l’azienda.

È bene fissare riunioni periodiche sia a livello orizzontale per scambiarsi esperienze, competenze e conoscenze, che a livello verticale per verificare col management il corretto funzionamento aziendale.

Non si deve mai dare l’impressione che, a parità di ruolo, qualcuno abbia più potere dell’altro, questo per evitare che i sottoposti attribuiscano ad uno più che agli altri maggiori responsabilità e quindi l’equilibrio d’organico necessario venga spezzato.

Anche il management deve evitare di interferire, alla presenza del personale, con i vari supervisori, per non svuotarli del loro potere; c’è sempre la possibilità di convocare privatamente il supervisore per discutere della situazione e lasciare che sia il supervisore stesso a intervenire sul personale.

Questo rispetto di ruoli è fondamentale affinché non si generi confusione nel perseguimento degli obiettivi e si mantenga una certa chiarezza nelle procedure.

Rapporti gerarchici

I rapporti devono essere sempre costruttivi, impostati sulla cordialità e fondati sul rispetto reciproco.

In entrambi i sensi, dall’alto verso il basso e viceversa, bisogna rispettare delle semplici ma basilari regole:

• avere la volontà costruttiva di risolvere la problematica utilizzando il coinvolgimento e la collaborazione delle parti
• avere ben chiari i rispettivi ruoli, responsabilità, diritti e doveri senza creare confusione
• salvo emergenze, è bene individuare il momento e il luogo idoneo per discutere di un certo argomento
• prima di affrontare una problematica è bene prepararsi adeguatamente per garantire una corretta esposizione ed evitare incomprensioni
• rispetto alle decisioni da prendere in modo congiunto, non dare mai ultimatum che prevedano un’unica soluzione, ma analizzare sempre il problema da più punti di vista per dare almeno due alternative di soluzione possibile.

Vediamo ora che cosa si aspetta il personale dal capo:

• giustizia e competenze
• lealtà e obiettività
• riconoscenza e coinvolgimento
• disponibilità a mostrare il proprio lato umano, fatto di aspirazioni e attitudini particolari
• disponibilità rispetto a suggerimenti di persone competenti.

Quindi un buon capo deve:

• convincere e non costringere
• saper decidere con sicurezza e chiarezza d’intenti
• trattare i collaboratori nello stesso modo con cui egli desidera essere trattato, cioè alla pari e senza presunzione
• accettare i collaboratori per come sono, con la loro peculiare personalità
• cercare di mettersi nei panni dei collaboratori e capire la loro prospettiva
• dare l’esempio; «predicare bene e razzolare male» è deleterio
• saper riconoscere i propri errori.

Rapporti autoritari

Gestire con severità e rigidità consente di ottenere ciò che si desidera nell’immediato, soprattutto su categorie deboli che hanno un forte bisogno economico. Si tratta di un vecchio metodo, ancora usato, che ha sicuramente dei vantaggi. Tuttavia, con il suo utilizzo si compromette definitivamente la possibilità di istaurare con i collaboratori rapporti sereni, in quanto questi non daranno mai all’azienda la propria collaborazione attiva.

Vediamo vantaggi e svantaggi:

• Vantaggi: risultati positivi su lavorazioni di scarsa professionalità e a tempo determinato
• Svantaggi: ogni azienda, anche la più piccola, compie lavorazioni o servizi che devono competere col mercato; la collaborazione del personale è basilare sia nella professionalità impiegata sia nella duttilità d’impiego.

Rivolgersi in modo direttivo e autoritario equivale a trattare il collaboratore in maniera infantile. Proviamo a pensarci, quando come genitori ci rivolgiamo a un bambino perché egli faccia qualcosa, usiamo tendenzialmente un atteggiamento direttivo: la nostra comunicazione è a senso unico - dal padre al bimbo -, cerchiamo di provocare in lui stupore, lo affasciniamo facendo leva su ciò che egli non conosce; il bimbo, avendo tutto da imparare, mostra di accettare questo metodo.

Anche nel momento in cui egli dimostra, nei confronti del nostro atteggiamento eccessivamente autoritario, sentimenti come stizza, paura, pianto, rabbia, egli sarà soddisfatto quando riuscirà a compiere l’attività che gli abbiamo insegnato e ci dimostrerà felicità, gioia, affetto poiché abbiamo contribuito alla sua crescita.

Pensiamo ora alla reazione psicologica che potrebbe manifestare un adulto, che ha già formato il suo «io», se utilizziamo con lui un atteggiamento autoritario: si sentirà trattato come un bambino stupido, che riceve rimproveri e punizioni per aver fatto i capricci e, di conseguenza, reagirà in modo forte e deciso, in quanto viene toccata la sua dignità di persona.

Solo se si trova in condizioni disperate subirà quest’umiliazione, ma non appena ne avrà la possibilità, nel migliore dei casi abbasserà il suo standard, farà assenteismo o si dimetterà lasciando scoperta la posizione.

Dobbiamo dedicare un’altra riflessione sull’importanza di parlare in modo diretto, per evitare il più possibile fraintendimenti, consapevoli del fatto che, avendo ciascuno diverse sensibilità che filtrano ogni comunicazione, si corre comunque il rischio che il nostro discorso sia stravolto.

Rapporti amichevoli

Anche impostare la propria azienda sull’instaurarsi di rapporti amichevoli è un metodo che funziona, soprattutto in gruppi di lavoro piccoli, ma ha un grave difetto perché la confusione tra amicizia e autorità compromette la collaborazione, che viene interpretata più come un favore al capo che un dovere.

Anche qui vediamone vantaggi e svantaggi:

• Vantaggi: risultati positivi in piccoli gruppi di lavoro
• Svantaggi:

• • se cambia il capo può venir meno l’efficienza del gruppo, poiché è necessario istaurare nuovamente un rapporto di amicizia con il nuovo responsabile, cosa che può anche non avvenire
• • l’uscita o l’entrata di un nuovo elemento potrebbe causare disarmonia
• • la produttività non è un fatto organizzato ma legato a situazioni emotive
• • si opera perché mossi dall’idea di «favore» e non di regole.

Rapporto «bastone e carota»

Utilizzare a senso alternato l’autorità e l’amicizia può sembrare un giusto compromesso, ma anch’esso è indice di confusione fra i ruoli e pone ancora una volta il lavoratore nella indecisione tra negare una collaborazione o fornirla come favore.

Un adulto desidera essere coinvolto, desidera sentirsi una persona che ha qualcosa da dire, che ha bisogno di comunicare e di essere ascoltato, che ha bisogno di capire, di discutere, di interagire e relazionarsi.

Nella stessa situazione, ogni individuo risponde in modo diverso, perché ogni persona è un soggetto a sé, unico e irripetibile, con la sua cultura, le sue origini, le sue esperienze. Per questo è importantissimo ascoltare e predisporsi verso l’altro come se stesse per dirci qualcosa di sempre nuovo, senza frapporre nella comunicazione schemi e preconcetti.

È importante dunque non isolare mai nessuno, ma fare sentire ciascuno degno di essere considerato, nel bene e nel male: l’indifferenza infatti è la maggior punizione e frustrazione per chiunque, meglio un rimprovero che il silenzio.

Rapporto con Persona - Risorsa Umana

Il lavoratore, il dipendente, il collaboratore è una persona con i suoi pregi e difetti, che deve essere capita e valutata in modo equo ed equilibrato, tenendo conto delle sue sensibilità, al fine di individuare le modalità migliori per far emergere i suoi punti di forza, ridurre e superare i suoi punti deboli.

Infine anche qui una analisi vantaggi/svantaggi:

• Vantaggi: molteplici in quanto alla base di tutto c’è l’uomo; saper distinguere le varie personalità, attitudini, bisogni, mettendole in relazione con le necessità aziendali crea le condizioni per il successo.
• Svantaggi: nessuno, se non un impegno da parte del supervisore, che va comunque considerato un grande investimento per l’azienda.

Riservatezza nei rapporti

Nei rapporti col personale è necessario prestare molta attenzione nel dare giudizi, che non devono mai essere esplicitati in pubblico, ma in modo riservato.

Anche una lode in pubblico può creare imbarazzo nell’interessato poiché potrebbe determinare sentimenti di invidia nei colleghi che potrebbero tendere a apostrofarlo col brutto epiteto di «ruffiano» o simili.

Salvo manifestazioni ufficiali, in cui viene pubblicamente riconosciuto un merito, i giudizi devono sempre essere espressi in privato; qualora fossero di rimprovero, è meglio utilizzare una formula che evidenzi sempre i pregi per poi finire con la formulazione dell’errore, come se questo evento fosse strano e inaspettato e quindi tema di una discussione volta a individuarne le cause. Questo atteggiamento consente di non umiliare chi ci sta di fronte e di mettere in evidenza i pregi trasmettendo un senso di stima e rispetto; facendo così induciamo l’interessato a sviluppare una riflessione interna sul perché ha compiuto un’azione che non «era da lui», stimolando nel contempo la tendenza a evitare di ripeterlo.